Съвети за Asana: Как да Управляваме Проекти и Задачи

Read in English (US) ==> Прочети на Български

Ако работиш на свободна практика по различни проекти, ще управляваш цялата информация, която достига до теб.

Работата по няколко проекта едновременно може да бъде изтощителна и изисква организационни умения.

В даден момент ще се нуждаеш от допълнителна помощ, за да изпълняваш задачите в точното време и да имаш ясни цели и задачи с определен срок. Инструментът, който ще ти помогне в подобни ситуации, се нарича Asana.

Съвети за Asana: Софтуер за управление на проекти

1. Какво е Asana?
2. Как да използвам инструмента?
• Проекти
• Задачи
• Цели
• Доклади
3. Защо да използвате Asana?
4. Колко струва Asana?
5. Мога ли да използвам Asana на мобилния телефон?
6. Заключение

Какво е Asana?

Asana е софтуер за управление на проекти с функционалности, които позволяват отдалечено сътрудничество, възлагане на задачи, поставяне на цели и много други. Той има достъпни цени, както и съответните приложения за настолни и мобилни устройства. 

Как да използвам инструмента?

Първата стъпка, която трябва да предприемеш, е да регистрираш акаунт на техния уебсайт. Можеш да започнеш безплатно.

Процесът на регистрация е прост и ясен. След като получиш достъп до инструмента за управление, ще видиш всички функции в менюто вляво.

Проекти

Ще ти бъде предложено да създадеш първия си проект и да избереш име, което да го опише. Оттук имаш различни възможности за персонализиране. Проектите се нуждаят от подробно описание, за да могат хората да се запознаят със задачите, които ще извършват в тях.

След това можеш да добавиш членове и да им възложиш различни роли. Можеш да направиш това, като им изпратиш имейл директно от инструмента. След като се присъединят, те ще получат достъп до проекта и ще започнат да работят заедно.

Задачи

Можеш да добавяш задачи към всеки от проектите си. Друга функция е организирането на задачите в раздели в зависимост от техните сходства.

Един от вариантите за организиране на задачите е да ги разделиш на следните групи: предстоящи, в процес на изпълнение или завършени. Но в зависимост от нуждите си можеш да създадеш различни раздели, като намалиш или увеличиш броя им до повече от три.

Задачите са обединени с опции за задаване на приоритет, статус, добавяне на зависимости и заглавна снимка. Полетата за приоритет и статус се показват по подразбиране, но можеш да ги редактираш според предпочитанията си. Опциите за приоритет и статус също могат да се редактират.

Друго чудесно нещо, което можеш да направиш, е да добавиш подробно описание към задачите. Тъй като хората, които работят с теб, ще имат достъп до възложените им задачи, можеш да добавиш информация за тях в това поле. Текстовото поле "Задайте въпрос или публикувайте актуализация" се намира под описанието на задачата.

Всяка задача може да има много подзадачи. Те също така имат полета за описание и можеш да ги възлагаш на съектипниците си. Важно е да се определи краен срок за всяка задача и подзадача, за да се следи развитието на проекта във времето.

Цели

Целите са различни от задачите. Те се оценяват в зависимост от постигнатия напредък. Можеш да избереш процент, число или валута, за да оценяваш постигането на целта.

Поставените цели могат да бъдат и подцели или родителски цели. Тези допълнителни опции ти дават повече свобода да определяш централните точки в проекта и да ги направиш лесно постижими, като ги разделяш на части.

Доклади

Работата по даден проект е само началото. Успехът на всеки от твоите проекти може да се определи от статистическата информация, съдържаща се в докладите.

Asana предлага широка гама от отчети и можеш да избереш подходящите от предварително зададените опции или дори да създадеш свои собствени.

Визуалната информация в диаграми ще улесни разбирането на слабите страни на даден проект или цел и на това, в което хората от екипа ти са най-добри. Чрез възлагане на съответната работа в зависимост от резултатите, постигнати от даден член, може да се повиши производителността.

Защо да използваш Asana?

Инструментът е предназначен да служи като лесен начин за достъп до цялата информация за даден проект. Ако файловете и работата ти са разпръснати в различни папки на устройството ти, ще полагаш много повече усилия, за да ги намираш.

Освен това можеш да получиш визуална информация за предстоящите задачи и техните крайни срокове. Ако не си записал тези данни и не си проверил сроковете за изпълнението им, е лесно да забравиш и да компрометираш проекта.

Сътрудничеството с членовете на проекта е дилема, когато не се работи с правилните инструменти. Вместо да използваш много приложения, за да свършиш нещо, Asana предоставя функции за добавяне на документи и данни от работата директно в създадения от вас проект.

Колко струва Asana?

В момента Asana се предлага с 30-дневен безплатен пробен период. Достатъчен е един месец работа с инструмента, за да прецениш дали той ще отговаря на нуждите на твоя проект.

След това можеш да закупиш план Premium, Business или Enterprise. Планът Premium струва 10,99 евро на човек месечно.

Той включва много функции, но ако искаш да се възползваш от пълните възможности на инструмента, бизнес планът е правилният избор. Бизнес опцията включва цели, портфолио и допълнителни функции. Цената е 24,99 евро на човек месечно.

Цените са валидни при годишно фактуриране. В противен случай сумите са по-високи.

Мога ли да използвам Asana на мобилния телефон?

Да, може. Asana има настолни и мобилни приложения, съвместими с Mac, Windows, Android и iOS. Разбира се, налична е и възможност за онлайн достъп до инструмента чрез браузъра.

Удобството тук се дължи на следния факт: можеш да инсталираш приложението на смартфона си и да проверяваш задачите, когато си навън. Не е необходимо да влачиш лаптопа със себе си, тъй като това ще доведе до излишен стрес.

Заключение

Вярвам, че Asana е чудесно приложение като цяло. То предлага много функции, най-вече персонализиране. Приложимо е за много категории проекти благодарение на възможността за редактиране на почти всички полета и добавяне на специфични за проекта данни.

Възможността да комуникираш с екипа си и да им изпращаш съобщения директно от интерфейса също е бонус, който се предлага с програмата. Не е необходимо да превключваш табовете в браузъра си. Вече можеш да правиш всичко на едно и също място.

Наред с всички хубави неща има и едно, което не ми харесва в Asana. Компанията не предлага своето приложение за операционни системи Linux. Поне не официално.

Опитът, който можеш да придобиеш с Asana, може да ти помогне да постигаш по-добри резултати чрез сравняване на информация за предишното представяне на целия екип. Това е фантастичен инструмент за фрийлансъри и мениджъри.

В следващата публикация ще разгледам алтернатива на Asana, наречена monday.com която може да те заинтригува.

Ще се видим там!