Read in English (US) ==> Прочети на Български
Работата срещу крайни срокове е неизбежна в корпоративния свят.
Те са важни, независимо дали имаме предвид датата на изтичане на проекта, датата на отчитане или спазване на начален час.
Въпреки че са най-важните моменти в бизнес практиката, сроковете понякога не се спазват, което води до множество недостатъци.
В тази статия ще разгледаме последиците от подобни ситуации, защо сроковете са пропуснати и начините да ги предотвратим.
В контекста на работата на свободна практика и дистанционната работа крайните срокове са още по-важни, тъй като пряко влияят върху бъдещата ви кариера и отношенията с клиентите.
Ето защо трябва да се научите как да се справяте с трудностите при проследяване на времето и да сте по-добри в преценката колко време ще отнеме дадена задача.
Въздействието на пропуснатите крайни срокове
Неспазването на крайните срокове от лица и организации може да доведе до тежки последици. Резултатите обаче могат да се различават при всяко обстоятелство и определен срок.
Често срещан резултат обаче е рискът от накърняване на нечия репутация, независимо дали е индивидуална или корпоративна.
Такива пропуски в графиците за срещи могат да доведат до нарушено или загубено доверие сред заинтересованите страни, като по този начин се отрази на цялостната репутация на надеждност.
Поради това може да доведе до обтягане на отношенията с клиенти, колеги и дори бизнес партньори, което да доведе до закриване на предприятия или пропуснати възможности.
Друго съображение са финансовите последици, които произтичат от пропускане на крайни срокове, например плащането на неустойки или глоби.
В някои случаи това може дори да доведе до правни санкции и/или разваляне на договори. Трето, ако в една организация има култура на пропуснати срокове.
Това може да има отрицателно въздействие върху мотивацията на служителите, производителността и общите резултати от работата. В резултат на това навременното и ефективно управление на крайните срокове не може да бъде подценявано, тъй като всяко забавяне води до сериозни неблагоприятни влияния.
Времеви ограничения и стрес
В повечето случаи първият очевиден резултат от неуспех в уговорения краен срок е, че съответното лице, както и неговият или нейният екип ще бъдат подложени на допълнително напрежение.
Пропускането на краен срок обикновено води до завършване на работата в кратки срокове, причинявайки натиск и последващо повишаване на нивата на стрес.
Натискът, произтичащ от това, може да се разпространи и върху екипа, от който може да се очаква да компенсира пропуснатия краен срок или да преразгледа собствения си график в такава ситуация. Това може да доведе до верижна реакция от неспазени срокове и по-голям натиск върху всички засегнати хора.
Увреждане на репутацията
Вашата репутация на работното място означава всичко. Пропускането на крайни срокове постоянно уврежда репутацията ви на организиран и надежден човек на работното място.
Това може да повлияе на шансовете ви за повишение, тъй като вашите колеги и дори ръководството може да не ви вярват и следователно шансовете ви за кариерно израстване могат да бъдат компрометирани.
Освен това небрежно пропуснат краен срок може също да засегне репутацията на вашата компания, когато е свързан с други външни заинтересовани страни или клиенти, участващи в работния процес. Компанията може да загуби бизнес и имиджът й може да бъде накърнен.
Намалена производителност
Това може да доведе до намаляване на общата производителност поради неспазване на крайните срокове. Неспазването на крайния срок води до забавяне или задържане на други задачи, като по този начин създава изоставане.
Това може също да доведе до неудовлетвореност от представянето, тъй като води до демотивация и нисък морал, когато човек има допълнителни задачи в ръка, които го претоварват и разочароват.
Финансова загуба
В повечето случаи липсата на крайни срокове може да бъде причината, поради която една компания или нейният клиент може да понесе разходи. Има особено значение, когато закъснялата доставка компрометира ограничената и ограничена във времето програма на клиента. Компанията вероятно ще плати неустойки или ще бъде изправена пред съдебни такси, които са равносилни на намалени приходи.
Защо крайните срокове се изпускат?
Сроковете редовно се пропускат поради безброй причини. Лошите умения за управление на времето са един от аспектите, които обикновено се свързват с пропуснатите крайни срокове.
Често пъти хората имат проблеми с приоритизирането на задачите и управлението на времето, което води до пропуски и провал.
Освен това могат да възникнат непредвидени събития или извънредни ситуации, които да провалят предложения план и да засегнат спазването на графиците.
Освен това лошата комуникация между екипите или между различни отдели също може да обясни защо крайните срокове не са спазени.
В случай, че хората не знаят какво трябва да направят или ако няма достатъчно сътрудничество, това може да причини сериозни проблеми за навременното изпълнение на проекта.
Липсата на достатъчно материали и тежкият натиск понякога могат да допринесат за пропускане на срещи. Става трудно да се спазват крайните срокове, когато служителите са претоварени със задачи, които нямат средства да завършат.
Освен това част от него могат да бъдат непостижими срокове, поставени от надзорници и клиенти. Когато сроковете и обхватът на проектите не са изпълними, работата е практически невъзможно да се завърши в срок.
Следователно, това прави изключително важно хората и организациите да се справят и да победят тези елементи, за да постигнат целите си навреме.
Лошо управление на времето
Лошото управление на времето се оказва сред основните причини за пропускане на крайни срокове. Например, това включва неуспех приоритизиране достатъчно добре, пренебрегване колко време ще отнеме определена задача и разсейване от друг проект или задача.
Липса на комуникация
Има и друга причина, която води до пропуснати срокове и нейното съобщаване. Може да възникне, когато съотборниците не са успели да постигнат съгласие относно задълженията си или когато линиите за комуникация между екипите са прекъснати.
Вместо това може да създаде объркване относно изпълнението на задачите, което да доведе до късно предаване на задачи.
Нереалистични очаквания
Понякога сроковете са просто нереалистични. Краен срок може да бъде определен, без да се вземат предвид времето и ресурсите, необходими за изпълнение на задачата, или може да бъде зададен в зависимост от външни фактори, които са извън зоната на влияние на даден екип.
Важно е при такива събития да се ангажирате в комуникация с лицето, което определя крайния срок и да се договорите за по-подходящ график.
Как да избегнете пропускане на крайни срокове
За да можете успешно да заобиколите крайния срок, човек трябва да има и поддържа организирана система.
Това е възможно чрез различни инструменти и тактики за управление на времето. Като начало се изисква изчерпателен списък от задължения и проекти, планирани за завършване в определен срок.
В същото време е важно да поставите ясни и постижими цели, за да се придържате към графика.
В допълнение, разделянето на огромни задачи на малки части, които могат да бъдат изпълнени сами, намалява стреса и повишава ефективността.
Освен това непрекъснатата оценка и повторна проверка на крайните срокове може да помогне за откриване на конфликтни ситуации за по-нататъшно коригиране.
И накрая, изграждането на функционални системи за взаимодействие и разговорите с вашите колеги, както и с шефове, е друг начин за това.
Чрез приемането на тези мерки хората ще могат да не пропускат крайните срокове, но също така ще повишат ефективността си при справяне с работното си натоварване.
Поставете реалистични срокове
Така че предотвратяването на пропускане на срокове започва с определянето на подходящи срокове. Това ще включва вземане на предвид продължителността и ресурсите, необходими за извършване на дадена дейност, както и възможни пречки по пътя. Информирайте всички членове на екипа, участващи в проекта, че крайният срок ще бъде постижим за всички.
Приоритетизиране на задачите
Управлението на времето ще улесни спазването на договорените срокове. Това гарантира, че задачите са организирани по важност и след това по спешност.
Полезен начин за управление на задачи е чрез използване на система за управление на задачи или списък със задачи, допълнен с крайни срокове. Това ще гарантира, че винаги сте организирани и ще се фокусирате само върху основните дейности.
Комуникирайте ефективно
Спазването на всеки краен срок изисква ефективна комуникация. Това включва обяснение на задълженията, възложени на всеки член на персонала, и възможните препятствия по пътя, наред с други.
Освен това се уверете, че говорите с лицето, което е поставило крайния срок, за да обясните защо той/тя трябва да обмисли отлагане на крайния срок, когато е необходимо, или да ви даде повече активи, необходими за изпълнение на задачата навреме.
Използвайте инструменти за управление на времето
За щастие има богат набор от инструменти за управление на времето, които могат да гарантират, че поддържате инерцията си и сте в крак с крайните срокове.
Примери за това могат да бъдат софтуер за управление на проекти като Trello, приложения за управление на задачи като Asana и инструменти за проследяване на времето като RescueTime.
Идентифицирайте най-полезните инструменти, за да контролирате себе си и графиците на екипите си и да спазвате всички крайни срокове.
Какво да направите, когато срокът е пропуснат
Също така е важно да действате бързо, когато крайният срок е изтекъл и да се справите с него по подходящ начин. Анализирайте защо крайният срок не е спазен според ситуацията и други фактори зад забавянето.
Последната стъпка ще помогне за идентифициране на източника на проблемите и ще предложи знания за подобрени решения в бъдеще.
След това става необходимо да се информират всички, които трябва да знаят като съотборници, възрастни хора и клиенти, за текущото състояние на нещата и ревизирания краен срок чрез комуникация.
Ефективната открита комуникация с високо ниво на прозрачност играе ключова роля за гарантиране на доверие и ефективен контрол на очакванията.
Необходимо е също така да се проучи какъв ефект ще има закъснялата доставка върху настоящите ангажименти, както и подходящото повторно приоритизиране.
От съществено значение е да се осигурят достатъчно ресурси и подкрепа, насочени към предотвратяване на допълнителни забавяния чрез подходящо решаване на всички подобни проблеми.
В крайна сметка е важно да се проучат поуките, извлечени от това, и да се приложат мерки, които ще предотвратят повторението на такива моменти, като даване на разумни срокове, ефективно използване на ресурсите или използване на система за управление на проекти, наред с други.
Пропуснатият краен срок може да се счита за възможност, ако се подходи положително, и това ще намали отрицателното му въздействие и ще допринесе за по-голям успех в следващите събития.
Комуникирайте с вашия екип
Комуникирайте първо с членовете на екипа какво е могло да се направи по различен начин, за да се спазят сроковете навреме, след като срокът е бил пропуснат.
Обяснете накратко защо не сте спазили крайния срок и как е станало събитието. Това също може да им позволи да разберат ситуацията, което дори може да помогне за решаването на проблема заедно.
Поемете отговорност
Човек винаги трябва да се държи отговорен, когато не спазва крайните си срокове. Това означава да признаете, че сте допринесли за закъснението и да се уверите, че подобно събитие няма да се случи следващия път. Това ще възстанови доверието сред вашия екип, доказвайки, че приемате крайните срокове сериозно.
Създайте план за наваксване
След това трябва да общувате с екипа си, да поемете отговорност и да подготвите стратегия как да наваксате пропуснатото време.
Това може да включва удължаване на крайните срокове за други дейности или работа още няколко часа, за да завършите задачата, която е забавена.
Уверете се, че сте обсъдили този план с вашия екип и се уверете, че той получава подкрепа и информация от екипа.
Примери от реалния живот за пропуснати срокове
В следващите параграфи ще разгледаме някои ситуации от реалния свят, които могат да се случат в една компания и как да се справим с целия сценарий.
Имайте ги предвид, тъй като това са обичайни начини за разкриване на обстоятелствата в случаи на пропуснати задачи, базирани на време.
Вашият колега е пропуснал крайните срокове
Във вашия офис имате служител, който винаги не спазва сроковете. Процесът доведе до забавяне на проекти и голям натиск върху работниците.
Консултирате се с колегата, който разкрива проблемите си по отношение на управлението на времето, защото работи по няколко задачи едновременно.
В резултат на това разработвате план за подреждане на ролите си по приоритет, така че да можете да разработите разумни крайни срокове и колегата да успее да спази крайните си срокове след това.
Вашата компания е пропуснала крайния срок за клиентски проект
Имаше плътен график и вашата фирма работеше с мисъл за поръчката на клиента. Въпреки това липсата на комуникация и неразумните очаквания направиха невъзможно спазването на крайния срок.
Компанията загуби приходи и в резултат на това имаше обтегнати отношения с клиентите. Вашата компания разглежда обстоятелствата, разработва нови комуникационни схеми и определя изпълними срокове за по-нататъшни инициативи.
Заключение
Неспазването на крайните срокове може да доведе до много негативни резултати като стрес и намалена производителност, загуби и накърняване на нечия репутация.
Въпреки това, като си поставите реалистични крайни срокове, приоритизирате дейностите и комуникирате добре, няма да се отклоните от коловоза, що се отнася до вашия екип.
Освен това неспазването на сроковете предполага да бъдете отговорни и да положите усилия да компенсирате забавянето, за да не се появят подобни проблеми в бъдеще.
Коментари
Публикуване на коментар